U kunt er uw klok op gelijk zetten: elk jaar, aan het eind van de zomer, houdt Belgian Meat Office (VLAM) zijn Round Table. Journalisten van over heel Europa zakken dan af naar België.
Daar ontmoeten ze collega’s en experts, en krijgen ze inzichten voorgeschoteld over productie, voedselveiligheid, handel. Vooral de data van een toonaangevend onderzoeksinstituut – die ze in primeur krijgen – vallen steevast in de smaak.
Dat unieke ontmoetingsmoment viel in 2020 weg – het c-woord, weet u wel? Daarom besloot Belgian Meat Office, samen met BBC, om er een online editie van te maken.
Online start offline
Eerst en vooral: een online event hoeft niet per se online te beginnen. We stuurden de journalisten vooraf een ‘beleefbox’. Een pakket met allerlei ingrediënten om een minibarbecue te houden … behalve het vlees.
Het is wel degelijk mogelijk om mensen tot een online registratie te bewegen via een papieren uitnodiging
Ja, uw uitnodiging mag wel degelijk méér zijn dan een fraai vormgegeven html-mail. En ja, het is wel degelijk mogelijk om mensen tot een online registratie te bewegen via een papieren uitnodiging.
Van de 25 aangeschreven journalisten tekenden er namelijk 24 virtueel present.
We gaan live!
Sommige journalisten verwachten een reeks PowerPointpresentaties, maar ze krijgen meer. (Waarschuwing: het woord ‘live’ wordt in de onderstaande tekst ten overvloede gebruikt.)
In de online eventstudio praten Belgian Meat Office (voor het officiële gedeelte) én een professioneel acteur (voor de randanimatie) het event aan elkaar. Alle presentaties worden live gegeven, zowel vanuit de studio als van op verschillende locaties.
Die presentaties verschijnen in de eigen landstaal op het scherm van de journalisten. Simultaan horen zij de begeleidende uitleg óók in hun eigen taal, dankzij tolken die op locatie aan het werk zijn. (Live, jazeker.)
Afsluiten doen we met een live Q&A-sessie. Tijdens de presentaties kunnen journalisten hun vragen doorgeven, en die worden door de verschillende gastsprekers netjes beantwoord.
Oh, ja: via een tombola (live!) verloten we een tafelbarbecue. Dit alles ballen we samen in een 2 uur durend event. Inclusief koffiepauze.
Heeft online dezelfde impact als fysiek?
Het is een publiek geheim dat journalisten graag in de watten worden gelegd. Maar wat als de extraatjes wegvallen, en ze enkel inhoud voorgeschoteld krijgen?
Anders gezegd: genereert een online persevent dezelfde impact als een fysieke ontmoeting? De Round Table van Belgian Meat Office in elk geval wel. Boven op de gebruikelijke publicaties prijkten we ook op de cover van het gerenommeerde Meat Management magazine. (Al vinden we onze vormgeving toch nét iets stijlvoller dan het gebruikte coverbeeld.)
Samengevat: wat hebt u nodig voor een succesvol online event?
Ook bij een online event staat of valt alles met content. Zorg dus dat u écht iets te vertellen hebt.
Wat er daarnaast niet mag ontbreken?
- Een stevige portie veerkracht – en dat is waar Belgian Meat Office zeker blijk van gaf. Het is niet evident om af te stappen van een vertrouwd patroon en een stap in het virtuele onbekende te wagen. Maar wie veerkracht toont, wordt beloond.
- Een sausje van creativiteit – want van een aaneenschakeling van PowerPoints wordt niemand echt warm. Denk aan een (professioneel) presentator, een ietwat speciale setting en creëer zeker ruimte voor interactiviteit. Bouw uw event op rond een inspirerend thema en besteed ook aandacht aan de vormgeving van het geheel.
- En, uiteraard: een betrouwbare verbinding. Duh.
Hmm … dit brengt mooie herinneringen naar boven aan een inspannende, maar tegelijk ook inspirerende sessie. En omdat wij, bij BBC, niet alleen van herinneringen leven, kijken we al uit naar het volgende online event.
Samen met u?
Thank you, we'll be in touch as soon as possible.
There was an error, please try again.