Events
Hoe maakt u uw B2B-evenement tot een succes?
Het ligt voor de hand: in de B2B-communicatiemix neemt evenementiële communicatie (vakbeurzen, seminaries, technology presentations, lanceringsevenementen) een belangrijke plaats in. Hoe maakt u uw event tot een succes? Door de salamitechniek: snij het project in stukken en pak elk onderdeel apart professioneel aan.
Hoe gaat u te werk? Eerst snijdt u de 'salami' in drie gelijke delen, die u VÓÓR, TIJDENS en NA noemt: de voorbereiding, het gebeuren zelf en het opvolgingstraject. Vervolgens snijdt u elk stuk in kleinere sneetjes. Zo kunt u het geheel beter behappen en verteren. Het mes is aan u ...
1. Kritische succesfactoren VÓÓR uw event
- Definieer duidelijke en gekwantificeerde doelstellingen. Wat wilt u precies bereiken? Bepaal vooraf op welke factoren u achteraf het slagen of falen van het evenement zult beoordelen. Mogelijke doelstellingen zijn: contacten leggen, demo's geven, verkopen, positioneren, database verrijken, prospecteren, marktkennis opdoen, visibiliteit creëren, relaties onderhouden, goodwill kweken, product lanceren, enz.
- Stippel uw strategie uit. Hoe bereikt u het vooropgestelde doel? Met welke producten, welke thema's, welke boodschap, welke mechanismen, wie/hoe uitnodigen, welk programma, waar ...? Hebt u zich verdiept in de wensen en verwachtingen van uw bezoekers/deelnemers? Hoe denkt u daaraan te beantwoorden?
- Maak een gedetailleerde planning op. Wie doet wat? Timing? Budget? Organiseer ook tijdig de onderaanneming: (event)bureau of standbouwer, locatie, sprekers, catering, entertainment, ...
- Werk tijdig adequate externe communicatie uit: database, uitnodiging, html-mails, adverteren, direct mail, telemarketing, ...
- Zorg voor een vakkundige bemanning: briefing, voorbereiding, opleiding, training.
2. Kritische succesfactoren TIJDENS uw event
- Hou op elk moment de marketing- en commerciële doelstellingen van uw event in het achterhoofd.
- Zorg voor een feilloze organisatie ter plaatse, met één overkoepelende eindverantwoordelijke, en geef alle betrokkenen een precieze taakomschrijving, zodat alle functionaliteiten gecoverd zijn. Doe permanent aan kwaliteitsbewaking: bij events maken kleine details soms een groot verschil.
- Een event is een levend, onvoorspelbaar gebeuren, dat op elk moment alle richtingen uit kan. Voorzie flexibiliteit om zo nodig bij te sturen of te reageren op onverwachte situaties.
- Communiceren is een continue bezigheid tijdens het event: het face-to-face gebeuren (van onthaal tot afscheid), de documentatie, de audiovisuele hulpmiddelen, het entertainment, ... vergen een continue monitoring.
- Blijf de bemanning van uw stand of evenement gedurende het ganse gebeuren managen en motiveren. Checkpunten zijn inzet, professionele aanpak, sociale vaardigheden, commerciële resultaten, maar ook de kwaliteit van het onthaal, de catering, de techniek, ...
3. Kritische succesfactoren NA uw event
- Definieer duidelijke doelstellingen voor uw follow-upactiviteiten. Wat wilt u na het event nog bereiken?
- Organiseer een actieve, systematische opvolging: bedanken, afspraken bevestigen, documentatie nasturen, bellen, uitnodigen, bezoeken, ...
- Actualiseer uw databases en/of CRM-systemen met de input van het event.
- Organiseer een debriefing en evaluatie. Wat was er oké en wat niet? Maak de balans op van kosten en baten. Trek lessen voor de toekomst.
- Start meteen de planning van uw volgende event: laat de verse ervaringen niet koud worden.